INTERNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání i uvnitř soukromé organizace. K této formě řešení nešvarů a problémů v rámci podnikání se hlásí i Krnovské opravny a strojírny s.r.o., kdy zároveň reaguje jak na Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob oznamujících porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“), tak na zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále též jen „zákon o ochraně oznamovatelů“).

Interní oznamovací systém pro oznámení obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis či předpis Evropské unie upravující určité oblasti [viz § 2 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně oznamovatelů], slouží pro oznamovatele, kterými může být pouze fyzická osoba, typicky zaměstnanec společnosti Krnovské opravny a strojírny s.r.o., protože Krnovské opravny a strojírny s.r.o. vylučují přijímání oznámení od osoby, která pro ně nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona o ochraně oznamovatelů. Dále se může jednat o osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, dobrovolníky nebo stážisty nebo o uchazeče o práci nebo jinou obdobnou činnost u Krnovských opraven a strojíren s.r.o. Všechny výše uvedené osoby mohou být oznamovateli také v případě, že jejich vztah ke Krnovským opravnám a strojírnám s.r.o již zanikl (kupř. bývalí zaměstnanci).

Oznamovatelé se mohou v první řadě obrátit na tzv. příslušnou osobu (viz kontaktní údaje níže) nebo využít vnitřní oznamovací systém společnosti Krnovské opravny a strojírny s.r.o. (lze využít webový odesílací formulář – viz níže, nebo oznámení učinit písemnou formou – kontaktní údaje u tzv. příslušné osoby nebo ústní/osobní formou – ústní podání prosíme domluvit si na kontaktních údajích tzv. příslušné osoby).

Oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému je preferovanou variantou, neboť případnou nápravu zjištěného protiprávního stavu může zajistit hned sama společnost Krnovské opravny a strojírny s.r.o.

Oznamovatelé mohou, bez ohledu na to, zda nejprve využijí vnitřní oznamovací systém společnosti Krnovské opravny a strojírny s.r.o., podat oznámení i Ministerstvu spravedlnosti ČR (více viz https://oznamovatel.justice.cz/ ) či orgánu veřejné moci příslušnému k přijímání oznámení podle jiných právních předpisů (v případě trestního oznámení jde o policejní orgán a státního zástupce, v případě oznámení přestupku jde o věcně a místně příslušný správní orgán), a to vnitrostátnímu i evropskému.

Podání vědomě nepravdivého oznámení je přestupkem podle zákona o ochraně oznamovatelů a za tento přestupek lze uložit POKUTU do 50 000 Kč.

Příslušnou osobou v rámci interního oznamovacího systému společnosti Krnovské opravny a strojírny s.r.o. je:

JUDr. Jiří Barták, IČ: 43997279

Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti Krnovské opravny a strojírny s.r.o. může oznamovatel podat:

· písemně pomocí online formuláře (viz níže)

· písemně na emailovou schránku: bartak@kos.cz

· písemně (listinnou poštou – v zalepené obálce, která musí být čitelně označena nápisem „k rukám výhradně JUDr. Jiří Barták – OZNÁMENÍ – NEOTVÍRAT„) na adresu:
Krnovské opravny a strojírny s.r.o.,

Stará Ježnická 1, 794 01 Krnov

· telefonicky na telefonní lince: 554 605 435

o provozní doba telefonní linky: ÚT – ST – ČT 9:00 ÷ 12:00 hod

· osobně u příslušné osoby (prosíme o dohodu s příslušnou osobou na termínu schůzky)

S Vámi poskytnutými informacemi bude nakládáno důvěrně a utajeně ‒ příslušná osoba se jako jediná smí seznamovat s oznámeními, a tedy je i posuzovat. Anonymní oznámení nebudou společností Krnovské opravny a strojírny s.r.o. přijímána ani vyřizována. Anonymním oznamovatelům nenáleží ochrana dle zákona o ochraně oznamovatelů.

Krnovské opravny a strojírny s.r.o. nepřijímají oznámení od osob, které pro ně nevykonávají závislou práci (vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu), dobrovolnickou činnost nebo odbornou praxi či stáž nebo nebyly uchazečem o práci nebo jinou obdobnou činnost u Krnovských opraven a strojíren s.r.o.

Online formulář vnitřního oznamovacího systému

* Údaje takto označené jsou povinné (bez povinných údajů se oznámení považuje za anonymní, ledaže bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa).

** Údaje označené jsou nepovinné. V případě nesdělení kontaktních údajů nelze oznamovatele informovat mj. o výsledku posouzení oznámení.

*** Pro účely řádného posouzení a prošetření oznámení se v oznámení doporučuje uvést také: identifikaci osob podezřelých z nekalého jednání a všech dalších zúčastněných osob, podrobný popis nekalého jednání, konkrétní důkaz(y) o nekalém jednání, případně jakékoli konkrétní poznatky, které podporují podezření z nekalého jednání.

Údaje budou poskytnuty pouze tzv. příslušné osobě. Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

Upozorňujeme, že kdo vědomě podá nepravdivé oznámení, dopustí se přestupku s rizikem udělení trestu kupř. v podobě pokuty, vedle toho může vzniknout Krnovským opravnám a strojírnám s.r.o. nárok na náhradu vzniklé škody*

Informace a poučení dle GDPR – ochrana osobních údajů

1. Rozsah a účel zpracování osobních údajů v rámci interního oznamovacího systému (whistleblowing)

Krnovské opravny a strojírny s.r.o. (dále též „KOS“) v rámci ochrany oznamovatelů a provozování interního oznamovacího systému plní své zákonné povinnosti na poli umožnění oznamování případného protiprávního jednání, které má znaky trestného činu nebo určitých přestupků nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující určité oblasti (kupř. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu; ochrana spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů; bezpečnost dopravy; ochrana životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat; ochrana osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů), o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

Zaměstnanci KOSu nebo uchazeči o práci nebo jinou obdobnou činnost u KOSu, včetně těch, kteří dané podmínky splňovali dříve v minulosti, stejně jako další fyzické osoby (pracovníci s DPČ nebo DPP, stážisté, dobrovolníci atp.) se tak dobrovolně mohou na KOS obracet se svými oznámeními, a to jak osobně, telefonicky, e-mailem či prostřednictvím zásilky doručené poštou či osobně.

Co do rozsahu bude KOS zpracovávat jen osobní údaje poskytnuté přímo oznamovatelem – a to pouze v nezbytném (poskytnutém) rozsahu (tzn. jméno, příjmení, datum narození, vztah ke KOSu, kontaktní údaje – telefon, e-mail, adresa bydliště, obsah oznámení). Tyto osobní údaje jsou KOSu oznamovatelem poskytovány zcela dobrovolně ‒ pokud je oznamovatel neposkytne, nebude KOS moci na oznámení odpovědět, popř. na anonymní podání (tzn. bez uvedení jména, příjmení a data narození) nebude ani reagováno, protože KOS anonymní oznámení nepřijímá.

Nelze vyloučit, že v návaznosti na obsah oznámení a jeho prověřování, bude Správce nakládat i s osobními údaji dalších osob než jen oznamovatele (kupř. osoby svědků nebo údajných pachatelů), kdy i na tyto osoby se vztahuje ochrana dle GDPR ze strany Správce, resp. příslušné osoby. Zákon o ochraně oznamovatelů mj. dále zavazuje příslušnou osobu, aby do evidence oznámení zanesla i identifikaci osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě její totožnost známa.

Příslušná osoba je dle zákona o ochraně oznamovatelů povinna o ústním oznámení pořídit jeho zvukovou nahrávku (pouze se souhlasem oznamovatele) nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení; tedy i v těchto prostředcích (vedle nahrávky hlasu oznamovatele coby osobního údaje) mohou být obsaženy osobní údaje, s nimiž bude příslušná osoba, resp. KOS nakládat.

Účelem zpracování je tak splnění povinností KOSu coby povinné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů, včetně nakládání s oznámením, posouzením jeho důvodnosti nebo přijetí opatření k nápravě atd.

2. Právní základ

Zpracování osobních údajů oznamovatele je založeno na svobodném rozhodnutí oznamovatele učinit oznámení. Následné zpracování osobních údajů oznamovatele (v rozsahu nutných pro plnění zákonných povinností KOSu – kupř. oznamování o přijetí oznámení, vyrozumění oznamovatele o výsledcích posouzení odůvodněnosti oznámení) je tak založeno na faktu, že zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností, která KOS dle zákona o ochraně oznamovatelů má [viz článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR].

U důvodných oznámení či oznámeních, které nebudou mít povahu oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů, ale KOS si je přeje vyšetřit, může být právním základem rovněž nezbytnost pro účely oprávněných zájmů KOSu [čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR], kdy KOS má oprávněný zájem na prevenci, zastavení a omezování kriminality a řady dalších nezákonných či nekalých jednání, které mohou být předmětem oznámení.

Právním základem zpracování osobních údajů pro účely případného poskytnutí informace o totožnosti oznamovatele a pro účely pořízení zvukové nahrávky nebo přepisu ústního oznámení je titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tj. souhlas oznamovatele (subjektu údajů).

Poskytování osobních údajů ve výše uvedené souvislosti není smluvním požadavkem KOSu, ani požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, s tím, že oznamovatel nemá povinnost osobní údaje poskytnout – pokud ale neposkytne povinné údaje (jméno, příjmení, datum narození), bude oznámení považováno za anonymní a pokud neposkytne nepovinné údaje (zejména kontaktní), nebude KOS (resp. příslušná osoba) schopen oznamovateli na jeho oznámení odpovědět, ani jej informovat o výsledku přezkoumání oznámení, jak vyžaduje právní úprava.

Osobní údaje oznamovatele nejsou využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.

Komplexní přehled zpracovávaných osobních údajů v rámci agendy ochrany oznamovatelů:

Osobní údaj	Důvod požadavku na sdělení osobního údaje	Povinnost oznamovatele osobní údaj poskytnout	Možný důsledek neposkytnutí daného údaje
příjmení, jméno, datum narození oznamovatele	zákonný požadavek dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů	ANO	Bez daných osobních údajů se bude na oznámení hledět jako na anonymní a KOS není povinen takové oznámení přijmout a posoudit ho.
kontaktní adresa oznamovatele	zákonný požadavek dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů	ANO	Bez daných osobních údajů se bude na oznámení hledět jako na anonymní a KOS není povinen takové oznámení přijmout a posoudit ho.
jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li příslušné osobě tyto údaje známy	zákonný požadavek dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů	ANO	Bez daných osobních údajů se bude na oznámení hledět jako na anonymní a KOS není povinen takové oznámení přijmout a posoudit ho.
hlas oznamovatele v rámci pořízení zvukové nahrávky ústního oznámení	pro pořízení záznamu je ze zákona vyžadován souhlas oznamovatele	NE	Není-li dán souhlas oznamovatele, není o ústním oznámení pořízena zvuková nahrávka ústního oznámení.
soukromý e-mail oznamovatele	ze strany KOS není výslovně požadováno	NE	Zhoršená úroveň komunikace mezi KOS, resp. příslušnou osobou a oznamovatelem – nemožnost využití tohoto komunikačního kanálu
telefonní číslo na oznamovatele	ze strany KOS není výslovně požadováno	NE	Zhoršená úroveň komunikace mezi KOS, resp. příslušnou osobou a oznamovatelem – nemožnost využití tohoto komunikačního kanálu
údaje, které uvede sám oznamovatel (kupř. osobní údaje v rámci oznámení, podpis)	zákonný požadavek dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů	ANO	Oznámení má obsahovat informace o možném určitém (viz § 2 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů) protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u KOS, pro něhož oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost. Bez daných informací nelze řádně prověřit a posoudit obsah oznámení a řádně splnit zákonné povinnosti příslušné osoby, resp. KOS.
identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě její totožnost známa	zákonný požadavek dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů	NE	Dle § 21 zákona o ochraně oznamovatelů je příslušná osoba povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to i v rozsahu identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě její totožnost známa.

3. Doba uchování

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí. Po uplynutí této doby dojde k výmazu osobních údajů oznamovatele. Další uchování se může uskutečnit jen v jednotlivých případech, pokud to vyžaduje zákon nebo oprávněný zájem KOSu (oznámení je stále řešeno nebo jsou z něj uplatňovány KOSem nároky – kupř. při vědomě nepravdivém oznámení).

4. Případní příjemci osobních údajů, předání do třetí země

V rámci splnění zákonných povinností ze strany KOSu mohou být příslušné osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu a výhradně pro příslušný účel zpřístupněny pouze tzv. příslušné osobě dle zákona o ochraně oznamovatelů a mimo něj (ale bez prozrazení oznamovatele, resp. účelu komunikace):

· zaměstnancům a orgánům KOSu (zde se však předpokládá, že dojde k úplné anonymizaci oznámení a je řešena pouze podstata oznámení a jeho oprávněnost)

· poskytovateli poštovních/kurýrních služeb či jiných komunikačních služeb či platforem (kupř. jméno, příjmení, adresa, e-mail) při komunikaci s oznamovatelem

· poskytovatelům konzultačních a odborných služeb – dle charakteru oznámení (zde se však předpokládá, že dojde k úplné anonymizaci oznámení)

· příslušným orgánům veřejné moci (kupř. soudy, orgány činné v trestním řízení, finanční správa), stanoví-li tak závazný právní předpis (kupř. § 368 trestního zákoníku)

· jakákoli osoba, dá-li k tomu oznamovatel (subjekt údajů) souhlas.

Předání do třetí země se nepředpokládá, ledaže se oznámení týká třetí země nebo osoby z třetí země.

Oznamovatel či jiná dotčená třetí osoba (svědek, potenciální pachatel) má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. KOS osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

· Jako subjekt údajů má oznamovatel či další osoba právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním, a u údajů, které je KOS povinen užívat na základě závazných právních předpisů.

· Subjekt údajů má právo získat od KOS potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

a)	účely zpracování;
b)	kategorie dotčených osobních údajů;
c)	příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
d)	plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
e)	existence práva požadovat od KOSu opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se oznamovatele nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
f)	právo podat stížnost u dozorového úřadu;
g)	veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od oznamovatele;
h)	skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro oznamovatele.

KOS poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může KOS účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže oznamovatel podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud oznamovatel nepožádá o jiný způsob.

· Oznamovatel má právo na to, aby KOS bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

· Právo na výmaz („právo být zapomenut“): oznamovatel má právo na to, aby KOS bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a KOS má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

a)	osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b)	oznamovatel odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle příslušného ustanovení GDPR zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c)	oznamovatel vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR;
d)	osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
e)	osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na KOS vztahuje;
f)	osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR.

Jestliže KOS osobní údaje zveřejnil a je povinen je dle výše uvedeného vymazat, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informoval správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto osobní údaje, jejich kopie či replikace.

Výše uvedené se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné:

a)	pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
b)	pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na KOS vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je KOS pověřen;
c)	z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 GDPR;
d)	pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely v souladu s čl. 89 odst. 1 GDPR, pokud je pravděpodobné, že by právo být zapomenut znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování;
e)	pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

· Oznamovatel má právo na to, aby KOS omezil zpracování údajů v kterémkoli z těchto případů:

a)	oznamovatel popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby KOS mohl přesnost osobních údajů ověřit;
b)	zpracování je protiprávní a oznamovatel odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
c)	KOS již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale oznamovatel je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d)	oznamovatel vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody KOS převažují nad oprávněnými důvody oznamovatele.

· Za podmínek daných čl. 20 GDPR má oznamovatel právo na přenositelnost údajů.

· Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se oznamovatel domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno GDPR.

Právo na přístup však nesmí být zneužito k získání informace o totožnosti oznamovatele nebo svědků a výkon práva na opravu nesmí vést k úpravě prvků obsažených v oznámení.